優友網作為人力密集型產業之一，做活動其實最累人，不只是因為屬于服務業，還因為中間太多細節太多變動，計劃沒有變化快，有時牽一發而動全身，搞得大家很被動。
那么，有沒有一種方法可以讓活動做得又省心又不費力呢？
只有工具化、流程化。如同流水線操作一樣，其實活動的七成以上是可以流程化的。
做活動無外乎這么一句話：什么時候誰在哪里做了一場什么活動，怎么做的，效果怎么樣。跟傳播上的5W1H理論有點像，咱們這叫4W2H。整好這6個要素，活動基本七成就出來了。
活動運營
首先：什么時候。（WHEN）
時間可不是亂定的。在你的活動日期前后最好沒啥大事發生。比如周六日大家不愿意還為了公事出來加班，如果是工作類的活動，就放在周五吧，大家嗨皮完就可以早點回家過周末了。如果是生活類的活動，也別搞在周日，玩得太瘋周一沒有精力上班，周五或周六是不錯的選擇。
另外要注意節假日，涉及到邀請外企人員的，注意避開國外節假日，老外放起假來很瘋的，避開感恩節圣誕節啥的，這是必須的。一般來說11月12月是節假日高峰期，而且年底各公司年會也是嗡嗡的超級多，盡量不要搞撞車，會有很多人放你鴿子，別怪我沒提醒你。
其次：誰。(WHO)
這是被邀請參與者的篩選問題。
人的因素是最不穩定的，前期邀請的人可能跟最后能出場的人大相徑庭。即便如此，也沒必要一遍遍地確認，前八次確認來的，可能第九次就因為出國度假或出差放你鴿子，確認兩次就行，中期確認和后期確認，具體時間節奏自己把握好就行。
此外，被邀請人擅長的話題最好與活動主題契合，人聚過來了無法產生互動和溝通，是一個活動失敗的預兆。
然后還要明確：是否需要接送、是否需要翻譯、是否需要安排住宿、如何確認身份（邀請函）等。
細節：邀請函要包含的信息——被邀客人的數量、級別；活動名稱、主題描述、日期（開始時間/結束時間/活動日程安排）、地點、行車路線、停車提示、著裝要求、回復郵件地址、聯系人等。
人，除了被邀請的客人，還有媒體和工作人員。媒體有時也可以算作客人之列。工作人員里注意要有攝影/像師、速記人員、禮儀人員、接待處工作人員、表演人員等。
第三：在哪里。(WHERE)
活動場地的選擇。
高大上的活動選酒店、游艇、小島啥的，輕松的沙龍活動選咖啡館茶館獨立書店，有點小資的選藝術區loft或畫廊，私密的就選酒窖或私人俱樂部、私人會所這種，沒錢的選學?！话銇碚f，活動組織方或請來的人凳次夠的話，可以跟場地談合作，給個LOGO起個藝名叫“獨家場地供應方”之類比較顯凳次的，就可以小成本運作了。
有個細節問題，場地涉及到交通和停車問題。交通不方便和停車不方便的地方就不要選了。如果活動中有演出，要注意附近安排化妝換衣間；如果有采訪，注意安排專訪間；如果有晚宴，注意晚宴地點不要離活動地點太遠。停車有限制的記得事先申請停車許可。
然后記得明確：場地使用時間段、允許的布景和清場時間、是否需要自行安排清掃人員、場地額定容納人數、視力范圍是否有阻擋、WIFI、舞臺、視聽設備、燈光、附近衛生間情況、是否有存衣處、消防和安全措施、用電負荷、是否有噪音限制等其他規定……甚至是否需要為參與者購買保險啥的，我不是夸張哈，有在游艇上舉辦活動的還是要注意點。
第四：做了什么活動。（WHAT）
為啥辦這場活動，說的是活動主題。
一個活動沒主題就像軀殼沒靈魂，哦，聚一幫人湊湊熱鬧就散了，沒勁對吧？活動組織方苦哈哈累死累活搞場活動，得有目的性對吧~
主題就看組織方的需求了，也分提高品牌影響力啊、媒體聯誼啊、新聞發布啊、案例分享啊、理念解讀、頒獎答謝、慈善籌款啊blabla~~要是純為了玩，還有什么睡衣趴、圣誕趴之分呢~主題是線，可以串起活動所有七零八碎的東西。
第五：怎么做的。（HOW）
這是活動形式的問題。
目前已有的活動形式包括但不限于：發布會、演講、論壇、沙龍、午宴晚宴、演出、圓桌會等等。這個不展開說。
第六：效果怎么樣（HOW）
這是活動的傳播三段論：
前期預熱（注重懸念吸引眼球，一般通過微博、微信這樣的社交媒體引爆，通過KOL發聲引發關注，注重傳播引爆）；
中期曝光（注重活動亮點挖掘，引發參與者自行傳播，這階段最好用社交媒體和網絡媒體，鋪大聲量，注重傳播廣度）；
以及后期傳播（注重二次傳播和傳統媒體沉淀，注重傳播深度）。
最后，還有一個最最重要的問題，首要的問題，剛開始就該提到的問題——你猜到了嗎？
預算。
